אפיון מערכת: מהו אפיון מערכת מידע ולמה חובה להגיע לפיתוח מוכנים?

בעולם המודרני אנו מוקפים במערכות מידע. בין אם מדובר במערכות ממשלתיות שאוגרות ומצליבות מידע ואו אם מדובר במערכות פרטיות בשוק החופשי שלומדות עלינו מידע רב ויקר ערך. אפיון מערכות מידע אלו הצריך חשיבה ותכנון מדוקדק על ידי מאפיין מקצועי שהכין את התכניות לביצוע בעבור המהנדסים והמתכנתים השונים שעמלו על בנייתן.

דגש: במאמר זה אנו מתייחסים לאפיון מערכות מהסוגים הבאים: מערכת ERP, מערכת CRM, מערכת HR וכמובן מערכות אתרי אינטרנט.

אפיון מערכת

מהו אפיון מערכת? אפיון מערכת הנו שלב ראשוני מאוד בתהליך הפיתוח של מערכת מידע. בשלב זה, על יוזמי הפיתוח להגדיר את ייעוד המערכת ולענות על השאלות הבאות:

• מה הסיבה שנדרשת לנו מערכת מידע?
• את מי מערכת המידע צפויה לשרת?
• מה הן המטרות והיעדים שנרצה להשיג?

שאלות אלו חיוניות מאוד בכדי שנוכל לענות על שאלות רבות שיעלו בהמשך אפיון המערכת. כך לדוגמה, עלינו להתייחס לדרישות שלנו מהמערכת ולבנות תרשימי זרימה לאופן בו דרישות אלו יבואו לידי ביטוי. כדי לאפיין תהליכי עבודה במערכת ומולה, יש להבין ולהגדיר היטב את טיב השירות והמשתמשים בו.

לכן, יש לעצור את המירוץ לפיתוח מערכת מידע מכל סוג שהוא ולפעול לפי השלבים הבאים:

תהליך אפיון מערכת מידע:

ישנם סוגים רבים של מערכות מידע, כולן מחייבות אפיון מדוקדק בכדי שהן אכן יספקו מענה לצורכי העסק ואופן אפיונם דומה למדי,

הגדרה מדויקת לבעיות שאותן נרצה לפתור בתהליך.

1. בחינה מדוקדקת של המערכת הקיימת ואופי השימוש בה.
2. ניהול שיח עם משתמשי המערכת והבנת הכשלים והבעיות בה.
   • למידת הדרישות של העובדים הזוטרים.
   • למידת הדרישות של העובדים הבכירים.
   • למידת הדרישות של המנהלים והבעלים.
3. הכנת מסמך נקודות ראשוני וניהול שיח לשיפורו (הצפת קשיים).
4. הכנת מסמך אפיון מערכת ואו "מפרט תוכנה / מפרט מערכת":
   • סוג מערכת קיימת: תיאור מצב קיים, מערכות מתממשקות, בעיות קיימות.
   • סוג המערכת החדשה: תיאור צפוי למערכת, אופן הטמעת מערכת, בעיות צפויות.
   • תשתיות נדרשות: מערכות מחשוב, שרתים ועוד..
   • מפרט טכני: פירוט רכיבים ואופן בנייתן וחיבורם למערכת.
   • תרשימים: תרשימי זרימת נתונים, תרשימי שימוש במערכת.
   • תקציב: גובה התקציב שמוקצה מראש לטובת פיתוח המערכת.

אפיון מערכת תוכן שתיעשה בצורה מסודרת תיעשה על בסיס דרישות כלל המשתמשים במערכת ותכלול בין היתר התייחסות לממשקי המשתמש, ממשקי הבקרה, ממשקי קליטת נתונים, ממשקי ייצוא נתונים, ממשקים חופפים למערכת וכמובן מערכות סטטיסטיקה ומעקב. על כל אחד מהמשתמשים במערכת לזהות את חלקו במערכת המתוכננת כך שיוכל לעבור על האפיון ולוודא שכל הפרמטרים החשובים לו אכן נמצאים ומתוכננים להיבנות במערכת החדשה וזאת טרם יציאה למכרז על בניית המערכת בפועל.

מתי כדאי להכין אפיון מערכת מידע?

הכנת אפיון מערכת תיעשה טרם פניה לחברות פיתוח. יתרה מזאת, מומלץ לא לפנות לחברות פיתוח לפני שיש לכם אפיון מקצועי ומקיף (אל תסתמכו על אפיון חפיף רק בכדי לצאת לדרך..) וזאת בכדי למנוע בעיות משמעותיות בהמשך כפי שתקראו כעת:

אפיון מערכת נדרש עוד בטרם פונים לחברות פיתוח מערכות תוכנה. ככל שאתם מגיעים מוכנים יותר עם אפיון מסודר ומדויק לצרכים שלכם, כך תקבלו הצעות מחיר מדויקות יותר מכלל השחקנים בשוק הפיתוח ואף תוכלו לבצע השוואת מחירים ולבחור בחברה הזולה ביותר. אך יש יתרון משמעותי אף יותר בהכנת אפיון טרם פניה לחברות פיתוח, כאשר ניגשים לחברת פיתוח עם אפיון מסודר, הרי שאפיון זה משמש כהסכם מובהק בין הצדדים כך שהצד המפתח איננו יכול להתרשל ואו לטעון לאחר מכן שתהליכים מסוימים ואו רכיבים מסוימים במערכת כלל לא התבקשו בעת הזמנת העבודה. בכך, אנו מבטיחים תוצאה ראויה ומדויקת מראש!

לסיכום,

מערכות ניהול מידע הן הבסיס עליו העסק שלנו פועל. כלומר, במידה ולא נאפיין את המערכת כהלכה, במידה ולא נכין אפיון מקצועי ומדויק, הרי שכל הפעילות העסקית שלנו תושפע מכך והנזק יכול להיות גדול. לכן, עדיף תמיד לפעול בדומה ליפנים ולתכנן הרבה ולבצע פחות ובמהירות רבה יותר וזאת מבלי להתפשר על התוצאות.

אנו מתמחים בתהליכי אפיון אתרים, אלגוריתמים נדרשים ומערכות התממשקות לאתרי אינטרנט. במידה ונדרש לכם אפיון מקצועי למערכות ניהול מידע מתקדמות ומורכבות, אנו לא הכתובת לכך. במידה ואתם רוצים להתייעץ ואו לפתח מערכת קלילה כתוספת על מערכת קיימת, הרי שאתם מוזמנים לפנות אלינו ונשמח לעזור.