כל ארגון גדול חייב להתקדם ולהתפתח. ובעידן שלנו הרבה מן הצמיחה וההתפתחות נעשית במרחב המקוון על ידי פיתוח טכנולוגיות חדשות ואו על ידי ייעול תהליכים פנים ארגוניים בעזרת הטמעה של כלי תקשורת ואו עבודה משותפת שהופכים תהליכים מורכבים וארוכים למהירים ופשוטים.
לא תמיד יש מי שיוביל את הפרויקטים הדיגיטליים בארגון ולכן ניתן ורצוי לפנות לשכירת שירותי ניהול פרויקט במיקור חוץ ועל שירות זה נרחיב כעת,
יש לך שאלה? התייעצ/י איתנו, נשמח לעזור!
ניהול פרויקטים דיגיטליים
שירותי ניהול פרויקטים דיגיטליים ניתנים לרוב על ידי חברות אפיון ואו חברות ניהול אתרים ומערכות. וזאת מאחר ויש להם כוח אדם מיומן ברבדים התכנוניים והניהוליים שאין ברוב חברות הפיתוח הסטנדרטיות. כפי שנרחיב בהמשך, מיומנויות אלו חשובות במיוחד!
אחריותו של מנהל פרויקטים הנו לאסוף את מלוא הדרישות, להורידם אל השטח ולוודא שכל הגורמים המעורבים מתופעלים היטב.
היקף האחריות של מנהל פרויקטים:
- איסוף מידע והכנת תשתית לפרויקט.
- אפיון הצרכים / מיפוי צרכים ויעדים לפרויקט.
- גיבוש תכנית עבודה והכנת אפיון טכני (מסמך דרישות).
- הכנת מכרז ובחינת הצעות למכרז.
- שיחה עם חברות ותיאום ציפיות.
- בחירת תשתית ניהולית לפרויקט.
- ניהול ומעקב אחר התקדמות הפרויקט.
- ביצוע בדיקות איכות לתוצרי הפרויקט.
- הטמעה של הפרויקט בתוך המערכת.
- הכנת מדריכים וסיום.
ניהול פרויקטים דיגיטליים יכולים להימשך על פני חודשים רבים ולעתים אף שנים בודדות. לכן, יש משמעות אדירה לכך שיש גורם מקצועי שמלווה את הפרויקט מההתחלה ועד לנקודת הסיום כאשר הוא גם מכיר ומתקשר עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
כדי להבין עוד אודות החשיבות הרבה בשירותי ניהול פרויקטים טכנולוגיים, המשיכו לקרוא אודות כל שלב בתהליך,
1. איסוף מידע והכנת תשתית לפרויקט.
השלב הראשון בכל פרויקט הנו איסוף המידע הרב שמוחזק בידיים של רבים אך לא מרוכז במקרים רבים בידי גורם אחד. כך לדוגמה, לעתים עולה צורך בכלי טכנולוגי בארגון אך הגורמים הרלוונטיים אינם מודעים לצרכים דומים ורלוונטיים לא פחות של אחרים בארגון. דווקא בשלב זה, יש הזדמנות לראות מעט מעבר לדרישות הבסיסיות ולנסות להפיק את המקסימום מההשקעה הכלכלית המשמעותית בפרויקט.
2. אפיון הצרכים / מיפוי צרכים ויעדים לפרויקט.
גם לאחר שהמידע נאסף, קוטלג וסודר, יש לא מעט עבודה באפיון הצרכים של הארגון ואיך הם יבואו לידי ביטוי בכלי הטכנולוגי שבעניין. במקרים רבים אנו ננסה למפות את כלל הצרכים בצורה כזו שתאפשר למקבלי ההחלטות להגדיר יעדים לפרויקט ולהבחין בין עיקר לטפל, בין אבני דרך שונים בפרויקט ועוד..
3. גיבוש תכנית עבודה והכנת אפיון טכני (מסמך דרישות).
לאחר שהנתונים בידינו, נגבש לרוב תכנית עבודה עם לו"ז לחודשים קדימה ונצא לדרך בשלב הראשון של כל פיתוח וזהו שלב האפיון הטכני של המערכת ואו במילים יותר מקצועיות, במסמך הדרישות לפיתוח. מסמך זה קריטי הן לשם קבלת הצעות מחיר ראליות לפרויקט והן בכדי שיתאפשר לנו להוציא מכרז אל הפועל.
4. הכנת מכרז ובחינת הצעות למכרז.
בחלק מהארגונים מתבצע מכרז בשוק הפרטי בכדי להשיג מחירים אופטימליים וחלק מהארגונים מבצעים מכרז מתוך כורח החוק והתקציב הנדרש לפרויקט. הכנת המכרז תלווה לרוב ביועץ המשפטי של הארגון אך החלקים הטכניים שלה ישענו על האפיון שהוכן על ידי מנהל הפרויקט בשלב מוקדם יותר.
5. שיחה עם חברות ותיאום ציפיות.
עם קבלת הצעות מנהל הפרויקט אחראי לשבת יחד מובילי הפרויקט בארגון מול הצעות רלוונטיות ולבדוק את מידת התאמתם לפרויקט על בסיס חיבור אישי, ניסיון מקצועי וכמובן פרויקטים קודמים שנעשו בהיקפים דומים. כמו כן, בשלב זה גם יבוצעו תיאומי ציפיות מול החברות המבצעות אודות פרקי הזמן לפרויקט, קנסות על איחורים ופרמטרים נוספים.
6. בחירת תשתית ניהולית לפרויקט.
פרויקטים גדולים יפותחו לרוב תוך שימוש בכלי ניהול צוות ואו כלי ניהול פרויקטים. זאת בכדי שכלל הצדדים יוכלו לעקוב אחר ההתקדמות בביצוע ובכדי שיתאפשר לדעת היכן אנו נמצאים בתהליך הן מבחינת הזמן והן מבחינה טכנולוגית. לעתים אנו מסתפקים בקובץ אקסל משותף ולפעמים נדרשים לכלים מתקדמים בהרבה לתיאום הפיתוח לאורך כל הדרך.
7. ניהול ומעקב אחר התקדמות הפרויקט.
מנהל הפרויקט אינו נוגע בקוד ואו במערכות הפיתוח. אך הוא בהחלט חייב לעקוב מקרוב אחר החברות המבצעות ולוודא שהם מתקדמים בקצב המתוכנן, שהם לא סוטים מהתכניות המקוריות ועוד. אבל עיקר עבודתו בשלב זה הנו להיות "נודניק" לדחוף ולדחוף את הצוותים השונים להתקדמות בפרויקט ולעמידה בלוחות הזמנים.
8. ביצוע בדיקות איכות לתוצרי הפרויקט.
עם מסירת הפרויקט כחלק מאבני דרך ואו כפרויקט בכללותו, מנהל הפרויקט יבצע בדיקת איכות (QA) עצמאית ואו באמצעות חברה בודקת על ידי לוודא שהחברות עמדו בתוצרים עליהם התחייבו בעת התמודדות במכרז. כמו כן, מנהל הפרויקט ידאג לכך שהמערכת עובדת בתקינות,ביציבות ובבטיחות ומוכנה להטמעה בארגון.
9. הטמעה של הפרויקט בתוך המערכת.
הטמעת טכנולוגיה חדשה בארגון אינה פשוטה. ישנם מקרים בהם צריך לממשק בין המערכת החדשה למערכת הקיימת ואו לבצע החלפה בין חלקים במערכת קיימת וזה דורש עבודה בלחץ גבוהה מאחר והתשתיות מושבתות. במקרים הקלים יותר, יש להשקיע מאמצים בהדרכה ובשכנוע העובדים לאמץ את הטכנולוגיה החדשה וגם זה לא משימה לא קלה.
10. הכנת מדריכים וסיום.
מנהל פרויקט אינו עוזב את התפקיד עד שהמערכת מוטמעת היטב ויש מדריכים מסודרים לכל שימוש אפשרי ואו למרכיבי הפיתוח זאת כדי לאפשר ניהול אפקטיבי על ידי גורמים בתוך הארגון גם בעתיד. בזאת מסיים מנהל הפרויקטים את תפקידו.
במידה ואתם יוצאים לפרויקט מורכב ורוצים שהעניינים יתנהלו כנדרש, פנו אלינו ונשמח להצמיד לפרויקט מנהל מקצועי עם ניסיון רב. רוצים רק להתייעץ בנושא? הרגישו חופשי לפנות אלינו ונשמח לייעץ לכם ללא עלות וללא התחייבות.
