איך להעביר חומרים למנהל האתר אינטרנט (בשירותי ניהול אתרים)?

לא מעט בעלי אתרי אינטרנט שוכרים שירותי ניהול אתרים. שירות בו מוצמד להם מנהל אתרים מקצועי במיקור חוץ שמבצע עבורם את כל המשימות באתר. כאשר בעלי אתרים רוצים להעביר בקשות לשינוי/עריכה של תוכן באתר, הם עושים זאת במגוון דרכים (כל אחד איך שנוח לו כמובן..) אבל חלק גם שואלים אותנו, איך הדרך הנכונה ביותר להעביר את החומרים למנהל האתר – על כך נענה במאמר זה.

העברת חומרים למנהל האתר אינטרנט

נתחיל מהסוף. הדרך הטובה ביותר להעביר חומרים מכל סוג שהוא לאתר האינטרנט הנו באמצעות קובץ אקסל (מייקרוסופט ואו גוגל דוקס) אשר מכיל עמותות מסודרות שמבטיחות שמנהל האתר יבין במדויק מה עליו לעשות ואיך בדיוק אתם מצפים שזה יראה.

אבל, נחזור צעד אחד לאחור.

יש לא מעט דרכים להעברת מידע למנהל האתר:

• טלפונית – בקשת שינויים דרך הטלפון.
• דואר אלקטרוני – בקשת שינויים באמצעות המייל.
• וואטסאפ – שליחת תמונה/בקשה באפליקציה.

כלל הדרכים הללו מאושרים לשימוש. אך, אין דומה העברת בקשה בודדת לתיקון קל בתוכן לבין בקשה מורכבת כדוגמת העלאת 50 מוצרים חדשים לאתר..

כאשר מדובר בבקשות פשוטות ליישום, ניתן לשלוח בוואטסאפ הודעה עם הבקשה ולהמתין לקבלת האישור ממנהל האתר שהמשימה בוצעה (לרוב תוך מספר דקות). מצד שני, כאשר מדובר במשימה מורכבת ואו ארוכה – כמעט תמיד עדיף שהבקשה תישלח בתצורת דואר אלקטרוני בכדי שמנהל האתר יוכל להתנהל בצורה מסודרת ולמלא אחר דרישותיכם במדויק.

אופן העברת בקשות למנהל אתרים

בכדי להדגים בצורה מיטבית את הדרך בה רצוי להעביר בקשות למנהל האתר, אנו נציג בקשה של בעלי חנויות אשר מבקשים ממנהל אתר להעלות 50 פריטים חדשים לחנות אינטרנטית שלהם.

המידע הגולמי כולל בין היתר את הפרטים הבאים:

• שם מוצר.
• מקט / שם מערכת למוצר.
• תיאור של המוצר.
• מחיר של המוצר.
• מלאי של המוצר.
• תמונות של המוצר.
• ועוד..

במקרים אלו, רצוי להכין טבלת אקסל מרוכזת בה כלל הפרמטרים מרוכזים יחד בשורות עם זיהוי ברור של מספר הפריט (מקט) כך שמנהל האתר יוכל לדעת לשייך בהצלחה את כלל הפרמטרים הנכונים לכל מוצר ומוצר.

מעבר לכך, אנו נרכז את כל התמונות של המוצרים יחד לתיקייה ונקרא לתמונות בשמות הכוללים את המקט שלהן. כך שמנהל האתר ידע לשייך תמונה למוצר גם כאשר מדובר בתיקייה נפרדת המשותפת באמצעות אתרי שיתוף קבצים גדולים.

ככל שבעל החנות אינטרנט יעביר את החומר בצורה מסודרת יותר, כך התוצאות צפויות להיות טובות יותר וקצב העבודה מהיר בהרבה. לכן, יש אינטרס לשני הצדדים לנסות לעבוד כמה שיותר מסודר ולאורך זמן.

מה קורה כשזה פשוט לא מתאפשר?

כאשר בעל החנות לא יודע לעבוד עם אקסל ואו אינו מוצא זמן להכין מסמך מסודר, הרי שהדרך הטובה ביותר להעביר חומרים יהיה באמצעות הוואטסאפ. כן, זה הרבה פחות נוח למנהל האתר אך אין ברירה ועובדים לפי צרכיו של הלקוח, להלן אתם.

במקרים אלו, רצוי לנסות בכל זאת להעביר מסודר. כלומר, לשלוח תמונת מוצר יחד עם כותרת, תיאור, מחיר, מלאי וכל פרמטר אחר בצורה קבועה ומרוכזת כך שמידע לא יילך לאיבוד.

בהצלחה!