איך מנהלים אתרי אינטרנט המחוברים למערכות CRM ו-ERP?

ניהול אתר עצמאי שדרכו יוצאים החשבוניות, שדרכו מנהלים את המלאים והמחירים אינו קל אך גם אינו דורש דגשים מיוחדים. ניהול אתר המחובר למערכת CRM ואו מערכת ERP מצד שני דורש עבודה רגישה יותר מאחר וכל שינוי לא במקום יכול לגרור אי תאימות ושגיאות חמורות בכל העסקאות העתידיות. על כך ועוד במאמר זה.

ניהול אתר מחובר ל-CRM/ERP

אתרי מכירות קטנים ובינוניים נוטים להיות עצמאים (Stand Alone). מנהלי האתר מחויבים להעלות מוצרים חדשים, לעדכן מוצרים הנדרשים לכך וכמובן גם למחוק מוצרים ישנים. עבודות ניהול אתר מכירות סטנדרטי כוללות עבודה קשה הן באתר והן מחוצה לה אך אין לטעויות שנעשות משמעות מלבד במיקום הטעות עצמה.

לעומת זאת, אתרי מכירות גדולים של רשתות אופנה, רשתות קמעוניות ויתר החברות הגדולות דורשים דגשים נוספים בכדי לפעול כשורה:

• תאימות נתונים בין האתר והמערכות:
  • מק"ט זהה.
  • מחיר זהה.
  • מלאי זהה.
• תקינות פרוטוקולי תקשורת בין המערכות:
  • תקינות החיבור מצד המערכת.
  • תקינות החיבור מצד האתר.
• סנכרון נתונים עם חנויות פיזיות/סניפים:
  • יכולת שליחה לאיסוף בחנות.
  • יכולת ביטוח איסוף מחנות.

כאשר מנהלים מספר רב של מוצרים תחת מגבלות מסוימות מאוד, לא ניתן לעשות טעויות. זאת משום וטעות אנוש יכולה לגרום למכירת מוצר שאינו במלאי ואו למכור מוצרים במחירים לא תקינים ולא נתמכים. יתרה מזאת, ייתכנו בעיות חוקיות מול רשויות המסים במידה והמערכות אינם מסונכרנות נכונה וחשבוניות עבור עסקאות אינם יוצאות בזמן אמת מהמערכת הרצויה.

איך מונעים בעיות באתרים מסוגים אלו?

פעולות מנע:

כדי להימנע מבעיות באתר, על מנהלי האתר לבצע בדיקות בקרה תקופתיות (אחת למספר ימים..) אשר תפקידן לבדוק שרכישת מוצר פועלת כשורה ושהנתון עבור העסקה מופיע כמו שצריך במערכות החברה. בדיקות אלו מאפשרות להבחין בהקדם האפשרי בבעיות אשר עלולות לצוץ.

נוסף על כך, על מנהל האתר להיות מעודכן תדיר בעדכוני התכנה של המערכות השונות וזאת כדי לזהות האם יש עדכונים הנוגעים לפרוטוקול התקשורות ועלולים להפוך את הפרוטוקול הקיים ללא שמיש. לשם כך, על מנהל האתר לקבל ממנהלי הפיתוח/האחראי בחברה הפניית עדכונים בכל עת שיתקבלו.

פעולות שגרה:

מלאכת ניהול אתרים אינה פשוטה ודורשת השקעה רבה של זמן יקר. כאשר מנהלים אתר ממומשק, פעולות חייבות להיעשות בשום דעת ובנחת רוח. כלומר, אין קיצורי דרך וקומבינות, לא ניתן לשכפל מוצרים ואו לעשות "העתק הדבק" ובמקום זאת יש להשקיע 100% זמן נדרש בכל מוצר ומוצר וזאת כדי שנתוניו יסתנכרנו כהלכה עם המערכות השונות.

יתרה מזאת, חובה לבצע גיבוי יזום באופן יומי להתקן אחסון מקומי אשר ישמש כגיבוי למקרה וישתבשו רכיבי מערכת כתוצאה מכך שגורם כלשהו נגע במקום שאסור לו לגעת. בצורה זו, אנו מנטרלים בעיות שקשות לזיהוי באופן שוטף ומתמקדים אך ורק בעיקר.

לסיכום,

במידה ואתם מייצגים חברה המחזיקה באתר הכולל חיבור וסנכרון עם מערכות חיצוניות, במידה ואתם מתכננים להקים אתר המתחבר למערכות חיצוניות, אתם מוזמנים לפנות אלינו להתייעצות ללא עלות וללא כל התחייבות ואנו נשמח לעזור לכם לקבל החלטות ואולי אף לשכור את שירותינו. בהצלחה!