כנס וירטואלי באתר – איך והאם אפשרי לערוך כנס וירטואלי מרובה הרצאות באתר האינטרנט?

אנו מנהלים עבור אחד מהלקוחות שלנו אתר אינטרנט שכולו סביב מספר אירועים משמעותיים מידי שנה. מידי שנה, האירוע הגדול ביותר הנו במהלך חודש ספטמבר ובו מאות רבות של אנשי אקדמיה וחוקרים מכל העולם מתכנסים יחד לכנס גדול באירופה. בשנה זו, הקורונה כמעט ביטלה את הכנס, אך הצוות המקצועי שלנו הציע ליזום כנס וירטואלי. איך נערכנו לכך? כמה מורכב זה? האם עמדנו ביעדים? על כך במאמר זה.

ניהול כנס וירטואלי באתר אינטרנט

יש לא מעט דרכים לקיים כנס וירטואלי ברשת. מספר השירותים המתאימים גדול למדי. אבל, מה קורה כאשר רוצים שנכנס יתבצע בתוך אתר האינטרנט של הארגון? מה קורה כאשר רוצים שהכנס יכלול מספר הרצאות שונות במקביל? ובכן, זה באמת מעט יותר מורכב, אבל עדיין אפשרי!

להלן סיכום דרישות שקיבלנו מלקוח:

• קיום כנס בתוך אתר האינטרנט.
• קיום מספר הרצאות דו ספרתי בו זמנית.
• קיום הרצאות במספר מושבים.
• קיום הרצאות בשעות מתוזמנות מראש.
• הצמדת מנחה לכל אירוע.
• מתן אפשרות לתקשורת טרם הצטרפות המנחה.
• מתן אפשרות לתקשורת לאחר הרצאה/כנס.
• ניהול לו"ז שקוף ומעבר בין הרצאות שונות.
• תיאום זמני הכנס לשעון בהתאם למיקום המשתתפים.
• ועוד..

סך הבקשות יחד הופכות את המשימה למורכבת למדי, אבל דווקא מאחר ויכולנו לעמוד בכלל הדרישות הללו. אנו שמחים לשתף אתכם מה עשינו ואיך,

איך הקמנו כנס וירטואלי באתר אינטרנט

כחברת ניהול אתרים, אנו מקבלים מגוון בקשות מצד לקוחותינו, הקמת כנס וירטואלי הנה רק אחת מהם, המתכנתים שלנו מיומנים באיתור פתרונות לבעיות משתנות בתוך זמן קצר. בישיבה שקיימנו, מתכנת הציע פתרון יצירתי שיאפשר עמידה במלוא הדרישות בצורה מדויקת:

שילוב של מספר רכיבים יחד:

1. תוסף הרחבה לאתר שמאפשר תצוגה של הרצאות שונות כולל מונה זמן לאחור, חישוב זמן מקומי, תצוגת לו"ז ומתן אפשרות למעבר בין הרצאות שונות. 
2. זום הפופולרית שמאפשרת ניהול מספר רב של חדרים תוך תזמון של שעות האירוע, הגדרת מנחה האירוע, מתן אפשרויות לסינון המבקשים להיכנס לאירוע.

אנחנו נעזרנו ביכולות ה-API של זום בכדי לחבר בין עמודי האירועים באתר ובין החדרים השונים בזום. בעזרת ה-API, אנו הגדרנו קישורים מיוחדים מהאתר והצגת החדרים בפועל בתוך האתר במקום מחוצה לה כך שהמשתתפים יוכלו להיכנס ולצאת בין חדרים בקלות.

כמו כן, כדי לפשט את ההתנהלות עוד יותר, ביטלנו את חדרי ההמתנה בכלל החדרים על ידי הזנת רשימת הדומיינים של המשתתפים השונים כך שהם יוכלו להיכנס לחדרים ולנהל שיח גם בטרם המנחה של האירוע מצטרף ומשיק את ההרצאה.

כמה מורכב זה, האם נוכל לבצע זאת בשנית?

זה מורכב למדי. ודורש לא מעט בדיקות תקינות בטרם יודעים שניתן לצאת לדרך. מצד שני, אחרי שעושים זאת פעם אחת ומזהים את כל הכשלים ועומדים להם, ניתן לשכפל את הטכנולוגיה לעוד ועוד כנסים נוספים.

כלומר, בהחלט נוכל לעשות זאת גם עבור לקוחות אחרים. מאחר ובחברות ניהול אתרים יש צבירה משמעותית של ידע וטכנולוגיה זמינה למענה לכל בקשה. לכן, יש לנו בהחלט את היכולת להתאים את הפתרון המתאים ביותר לכל אירוע ואירוע.

אז אם אתם צריכים להרים כנס מרובה הרצאות ומשתתפים בתוך זמן קצר ובלי להשקיע סכומי עתק על טכנולוגיות מתקדמות, הרי שהפתרון שיצרנו עבור הלקוח פשוט עובד.

נותר לנו לאחל ללקוח, שיהיה כנס מוצלח ולהעניק תמיכה בימי הכנס לאלו הנתקלים בקשיים. לשם כך אנו מצמידים מנהל אתרים מקצועי הזמין לסייע בכל בעיה בזמן אמת.