האם כדאי לשכור שירותי מנהל פרויקטים לפיתוחי אינטרנט במיקור חוץ?

התבקשתם להוביל פרויקט פיתוח מורכב עבור החברה/הארגון בו אתם עובדים אבל אין לכם מושג מאיפה להתחיל ואיך לעשות זאת? יש לכם פרויקט פיתוח מורכב שחייב לצאת לדרך אבל אין בארגון גורם מתאים להובלה וניהול של הפרויקט, ייתכן מאוד ואתם צריכים עזרה מקצועית ממנהל פרויקטים במיקור חוץ. במאמר זה נסקור את השירות ומתי אכן שירות זה מומלץ.

כדאיות שירותי ניהול פרויקטים במיקור חוץ

בכל חברת פיתוח לאתרים, אפליקציות או מערכות תכנה יש מנהלי פרויקטים שתפקידם היחידי הנו לנהל את הגורמים השונים בכדי להבטיח את קידום הפרויקט ועמידה בלוחות זמנים כמתחייב מול הלקוחות. לעומת זאת בחברות לארגונים שלא עוסקים בפיתוח, אין צורך למנהל פרויקטים בשוטף ולכן אין גורם מתאים לניהול פרויקטים מורכבים.

במקרים רבים, האחריות לניהול הפרויקט מוטלת על מנהל שיווק ואו מנהל פיתוח עסקי והם עם ניסיון דל בעולם הפיתוח נדרשים לקפוץ למים ולדחוף קדימה ככל שהם יכולים. התוצאה לכך הנה לרוב פערים די גדולים בין המתבקש לבין המסופק על ידי חברת הפיתוח וזאת בהיעדר ניהול אפקטיבי של גורם מקצועי וחבל.

מסיבה זו וכאשר אין גורם בעל ניסיון בתוך הארגון, מומלץ לשכור מנהל פרויקטים חיצוני שיעשה סדר בדרישות ויפעל לקחת את הפרויקט מהרעיון אל המציאות ברמת דיוק של 95% ומעלה לדרישות הרצויות מצד הלקוח.

איך מנהל פרויקטים חיצוני עדיף על מנהל בחברה?

נקודת המוצא שלנו שתמיד עדיף שגורם מתוך הארגון ייקח את המושכות על פרויקטים. בעיקר מאחר ומנהל בתוך הארגון מכיר טוב יותר את הנפשות הפועלות וגם יודע טוב יותר מה הם הדרישות של הארגון. אבל, בארגונים גדולים בהם כל מנהל עוסק בתחום שלו בלבד, ערך זה הופך לשולי כאשר אין למנהל את סט הכלים המקצועי לניהול פרויקט דיגיטלי/טכנולוגי.

איך זה בא לידי ביטוי?

המשמעות של גורם מקצועי שבאמת יודע לנהל פרויקטים יבוא לידי ביטוי בשלושת הרבדים הבאים:

1. תכנון/אפיון דרישות הפיתוח.
2. הפקה/ניהול של מכרז פיתוח.
3. בדיקה/בחירת גורמי פיתוח.

בשלושת רבדים אלו, ניהול לא מקצועי יוביל לדרישות לא מדויקות, למכרז לא יעיל ולבסוף בתוצאות שאינם דומות לדרישות הארגון.

נסביר על רבדים  אלו בקצרה כעת,

מורכבות ניהול פרויקט טכנולוגי

השלב הראשון בניהול פרויקטים טכנולוגיים הנו להמיר את הרעיון המופשט למסמך מפורט הכולל תיאור דרישות, פירוט טכני מפורט לפיתוח וכמובן גם איורי הדגמה של המסכים השונים בכדי להבטיח שמקבל הפרויקט יבין היטב את הדרישות שלכם.

לשלב זה קוראים אפיון ואו מסמך דרישות לפיתוח. מדובר במסמך שאורכו נע בין עשרות עמודים לבין מאות עמודים בהתאם למורכבות הדרישות לפרויקט.

השלב השני בניהול פרויקטים טכנולוגיים הנו להכין מסמך שמירה על סודיות ולהקים מכרז בו המשתתפים חותמים על סודיות וזוכים לצפות במסמכי האפיון שהוכנו בשלב הקודם. בשלב זה יש צורך לבדוק בין היתר את מידת ההתאמה של הספקים השונים שהגישו הצעות פיתוח לביצוע הפרויקט בפועל.

זאת נעשה לרוב על סמך ניסיון המציעים (שנות וותק/מספר עובדים/פרויקטים קודמים) ועל סמך המחיר המוצע לביצוע הפרויקט בפועל תוך עמידה בכלל דרישות האפיון שהוגשו למכרז.

השלב השלישי בניהול פרויקטים טכנולוגיים הנו לבחור בחברת הפיתוח וחתימה עמם על תחילת פעילות. מיד לאחר מכן יש לפתוח ערוצי תקשורת שוטפים וקבועים למעקב אחר התקדמות הפרויקט ומעקב אחר איכות הקוד בזמן אמת. כמו כן, מנהל הפרויקט צריך להיות זמין לכל שאלת הבהרה בזמן אמת בכדי לא לעכב את ההתקדמות.

לבסוף, מנהל הפרויקט צריך לדווח לגורמים השונים בתוך הארגון וגם לבצע בדיקות איכות והתאמה לדרישות בטרם הפרויקט מוכרז כהושלם.

כפי שניתן להבין, תהליכים אלו מובנים ממספר רב של פעולות שוטפות על בסיס יומיומי ולכן גם דרוש גורם מקצועי עם ניסיון לכך. אם אין גורם כזה בתוך הארגון יש לפנות למנהל פרויקטים במיקור חוץ  בחברה כמו שלנו (אנו מתמחים בכל) ואו להיעזר בחברת פיתוח לצורכי ניהול בלבד.

מתבלטים בנושא, השאירו פרטים ומנהל פרויקטים יחזור אליכם בהקדם.